Анализ отечественного и зарубежного опыта по совершенствованию управления предприятия торговли показал, что в настоящее время отсутствует научно-обоснованный подход к автоматизации решения производственно-торговых задач с применением новой информационной технологии и математических методов[8].

Наряду с этим, в условиях развитого общества большую актуальность приобретают социальные проблемы, успешное решение которых также обусловливается наличием разносторонней информации о технологиях выпуска товаров первой необходимости и процессах с ними связанных.

Все это требует создания определенной информационной системы в рамках новой информационной технологии (НИТ) предприятия[3]. Роль такой системы должна взять на себя информационно-поисковая система (ИПС) по торговли. Взаимосвязанные системы различного ранга будут способствовать успешному решению задачи по оптимальному планированию распределения товаров, обеспечению предприятий и организаций республики товарами требуемого спроса потребителей.

Создание ИПС по торговли даст возможность планировать, прогнозировать и оперативно решать задачи об эффективном использовании ресурсов предприятий. А также осуществлять перераспределение производственных ресурсов в соответствии с возникающими потребностями (строительство новых предприятий, изменение условий работы и т.д.), выдавать по запросам директивных органов различные аналитические справки, проектирование выпуска изделий по запросам потребителей, формировать единичные информационные файлы о торговли предприятия и т.д. Указанный комплекс задач реализуется путем создания ИПС в рамках новой информационной технологии предприятий торговли (рис.1).

Учитывая сложность и большую трудоемкость работы по созданию системы, целесообразно, на наш взгляд, осуществлять их поэтапно. На первом этапе, по-видимому, имеет смысл сформировать банк данных всех предприятиях торговли принадлежащих по отраслевому, так и по территориальному признаку.

Создание банка данных о производственных предприятиях поможет анализировать их качественный и количественный состав, выявлять соответствие выпускаемых изделий по нормативам, учитывать движение материалов (сырья), а также подбирать товаров по запросам потребителей. Кроме того, такой банк при его функционировании позволит подготовить специалистов к работе более сложной подсистемой предприятия. Наряду с этим, файлы данных послужат основой для перехода к следующему этапу создания информационной базы ИПС.

На втором этапе следует создать банк данных всех работающих производителей. Этот этап можно разделить на два подэтапа:

1) Формирования банков данных для всех промышленных предприятий;

2) Дополнение первоначального банка данных файлами информации других предприятий и организаций.

Поэтапная разработка ИПС создает условия для приобретения навыков по проектированию к работе с системой. При этом будет решаться ряд проблем организационного характера. К ним относятся: подготовка специалистов, сбор и обработка первичной информации о производственных товарах, создание постоянно действующей системы внесения изменений в данные, хранящиеся в сервере и др.

На третьем этапе, когда будет накоплен определенный опыт работы с системой, и когда будут функционировать автономные банки данных по выпускаемым товарам и всем работающим предприятий, сложатся реальные условия для разработки и внедрения ИПС по торговли. С созданием ее помимо чисто организационных проблем, встает ряд проблем технического характера. Прежде всего, потребуется Интернет технология и мультипрограммные средства на базе НИТ, располагающая достаточным объемом памяти сервера. В связи с этими, актуализация базы данных производственных предприятий из торговых точек осуществляется с помощью режиме on-line. Анализ отечественного и зарубежного опыта по созданию ИПС по торговли на базе НИТ предприятий позволил поставить и наметить следующие работы [1,4]:

• анализ существующего состояния движения документов по торговли в отрасли;
• создание унифицированной формы документов;
• возможности получения статистической отчетности на основе персональных сведений выпускаемых товаров;
• создание классификаторов по товарам;
• разработка выходных документов максимально приближенных к существующим документам;
• разработка языковых средств, близких к естественному языку (русскому);
• разработка методических материалов по организационному, информационному, техническому, программному, лингвистическому, правовому, математическому, эргономическому обеспечению ИПС;
• использование математической модели в ИПС для прогнозирования, планирования, управление ресурсами предприятий для выпуска изделий;
• доступность ИПС в режиме “запрос-ответ”;
• создание словарного фонда ИПС;
• программное обеспечение ИПС[6];
• определение информационных линий для входных и выходных результатов на взаимодействующих подсистемах (таблица функционирования);
• перечень входных признаков и показателей;
• методика для определения экономической эффективности ИПС торговли.

Исходя из этого нужно коренное преобразование существующих систем управления и поддержки принятия решений для самоорганизации социально-экономических систем предприятия торговли с использованием современной информационной технологии. Это особенно относится к управлению ресурсами необходимых в производстве товаров. Решение задачи предприятий торговли с использованием НИТ требует:

• отображения существующей системы управления предприятий на базе новой информационной технологии;
• формирования информационной базы предприятий;
• создания информационно-поисковой системы “Торговли”, которые обеспечивает управления и поддержки принятия решений для самоорганизации социально-экономических систем предприятия торговли в режиме «Производство-рынок-производство».

Кроме этих работ реализация торговых задач зависит от оперативной подготовки и обработки необходимой информации. Оперативность – это получение необходимой информации в нужных формах от поступления запроса в интервале короткого времени, чтобы во время принять управленческие решения. Извлечение необходимых данных осуществляется в наикратчайшее время из сформированных файлов, хранящихся на сервере. Для этого должна существовать информационная связь между данными одного файла и между данными различных файлов, расположенных в различных уровнях структуры базы данных. Поэтому нужно формировать такую информационную базу данных, которая полностью получит необходимую и достоверную информацию в нужные формы.

Информационная база данных представляет собой совокупность взаимосвязанных файлов, записи, признаки, тезаурус и другие данные. Причем эти файлы сформированы таким образом, что обеспечивают, во-первых, накопление, актуализацию и хранение информации без дублирования, во-вторых, много вариантный поиск необходимой информации в режиме “запрос-ответ”. В информационной базе данных реализован иерархический подход к формированию структуры данных.

Информационно-поисковая система “Торговля” функционирующая на базе НИТ обеспечивает автоматизированное выполнение основных функций банка данных и состоит из взаимосвязанных комплексов программ, предназначенных для решения определенных классов задач. Поэтому создание автоматизированной информационной системы по торговли имеет свои особенности и принципиальные отличия от других систем. Она должна отвечать определенным требованиям, основными из которых являются:

• включения достаточно обширных данных, всесторонне характеризующих трудовую деятельность предприятия;
• централизованный учет характеристик и качеств выпускаемых изделий, позволяющего получать необходимые данные по любым показателям и разрезам для потребителей различного уровня;
• использование математических методов для качественного и количественного анализа производство предприятий, выявления причины неудовлетворенности спроса потребителей;
• оперативное получение необходимых аналитических справок на поступившие от потребителей запросов;
• формирование необходимых выходных данных в ретроспективных, перспективных и оперативных режимах.

ИПС “Торговля” и информационные базы по торговли позволяют решать следующие задачи:

• сведения о наличии рабочих, ИТР, служащих и других работников (квартальная и годовая, состоит из 15 задач);
• анализ и прогноз производство изделий;
• определение параметров качеств выпускаемых товаров и жизненные циклы с использованием метода главных компонент;
• оперативное управление ресурсами предприятий в режиме “запрос-ответ”.

Разработанная ИПС “Торговля” принята к внедрению ООО «Нукусский газонаполнительной станция» в акционерное общество «Шимолгаз» в составе функциональные подсистемы предприятий.

Таким образом, применение информационно-поисковых систем по торговли позволяет автоматизировать решение управленческих задач, которые позволяет производственников от большого объема рутинных работ.

Рецензенты:

Чевычелев Ю.А., д.т.н., профессор, кафедры «Вычислительной техники и информационных систем», г. Воронеж;

Сербулов Ю.С., д.т.н., профессор кафедры «Вычислительной техники и информационных систем», г. Воронеж.